2020版公文格式规范(经典8篇)

这篇是读文网小编特地为大家整理的公文写作字词规范重要性，希望对大家有所帮助!

字的书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为主。这就是公文的书写规范。

词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语;用书面语，不用口语;用现代汉语，除已通用的个别文言词(如“其、之、者、所”、广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。

遣词造句，也要规范。除“值此……之际”等已经通用的句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”的习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。

标点符号要使用正确。常用的16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布的《标点符号用法》(自1996年6月1日起实施)为标准。

要做到字词规范，标点正确，只有靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，多增加一点责任心。因为责任心才是写作公文的动力，正如激情是产生文学作品的动力一样。此外，还要明确以什么为标准。

“我有一言应记取，文章得失不由天”(鲁迅：《别诸第三首》)。广大秘书工作者要树立信心，勤学苦练，相信一定会在贯彻新《办法》的实践中写出篇幅简短、信息量大、有实用价值、提高行政效率的好公文。

第三章执业

第二十条取得资格证书的人员应当受聘于一个具有建设工程勘察、设计、施工、监理、招标代理、造价咨询等一项或者多项资质的单位，经注册后方可从事相应的执业活动。

担任施工单位项目负责人的，应当受聘并注册于一个具有施工资质的企业。

第二十一条注册建造师的具体执业范围按照《注册建造师执业工程规模标准》执行。

注册建造师不得同时在两个及两个以上的建设工程项目上担任施工单位项目负责人。

注册建造师可以从事建设工程项目总承包管理或施工管理，建设工程项目管理服务，建设工程技术经济咨询，以及法律、行政法规和国务院住房城乡建设主管部门规定的其他业务。

第二十二条建设工程施工活动中形成的有关工程施工管理文件，应当由注册建造师签字并加盖执业印章。

施工单位签署质量合格的文件上，必须有注册建造师的签字盖章。

第二十三条注册建造师在每一个注册有效期内应当达到国务院住房城乡建设主管部门规定的继续教育要求。

继续教育分为必修课和选修课，在每一注册有效期内各为60学时。经继续教育达到合格标准的，颁发继续教育合格证书。

继续教育的具体要求由国务院住房城乡建设主管部门会同国务院有关部门另行规定。

第二十四条注册建造师享有下列权利：

(一)使用注册建造师名称;

(二)在规定范围内从事执业活动;

(三)在本人执业活动中形成的文件上签字并加盖执业印章;

(四)保管和使用本人注册证书、执业印章;

(五)对本人执业活动进行解释和辩护;

(六)接受继续教育;

(七)获得相应的劳动报酬;

(八)对侵犯本利的行为进行申述。

第二十五条注册建造师应当履行下列义务：

(一)遵守法律、法规和有关管理规定，恪守职业道德;

(二)执行技术标准、规范和规程;

(三)保证执业成果的质量，并承担相应责任;

(四)接受继续教育，努力提高执业水准;

(五)保守在执业中知悉的国家秘密和他人的商业、技术等秘密;

(六)与当事人有利害关系的，应当主动回避;

(七)协助注册管理机关完成相关工作。

第二十六条注册建造师不得有下列行为：

(一)不履行注册建造师义务;

(二)在执业过程中，索贿、受贿或者谋取合同约定费用外的其他利益;

(三)在执业过程中实施商业贿赂;

(四)签署有虚假记载等不合格的文件;

(五)允许他人以自己的名义从事执业活动;

(六)同时在两个或者两个以上单位受聘或者执业;

(七)涂改、倒卖、出租、出借或以其他形式非法转让资格证书、注册证书和执业印章;

(八)超出执业范围和聘用单位业务范围内从事执业活动;

(九) 法律、法规、规章禁止的其他行为。

第四章监督管理

第二十七条县级以上人民政府住房城乡建设主管部门、其他有关部门应当依照有关法律、法规和本规定，对注册建造师的注册、执业和继续教育实施监督检查。

第二十八条国务院住房城乡建设主管部门应当将注册建造师注册信息告知省、自治区、直辖市人民政府住房城乡建设主管部门。

省、自治区、直辖市人民政府住房城乡建设主管部门应当将注册建造师注册信息告知本行政区域内市、县、市辖区人民政府住房城乡建设主管部门。

第二十九条县级以上人民政府住房城乡建设主管部门和有关部门履行监督检查职责时，有权采取下列措施：

(一)要求被检查人员出示注册证书;

(二)要求被检查人员所在聘用单位提供有关人员签署的文件及相关业务文档;

(三)就有关问题询问签署文件的人员;

(四)纠正违反有关法律、法规、本规定及工程标准规范的行为。

第三十条注册建造师违法从事相关活动的，违法行为发生地县级以上地方人民政府住房城乡建设主管部门或者其他有关部门应当依法查处，并将违法事实、处理结果告知注册机关;依法应当撤销注册的，应当将违法事实、处理建议及有关材料报注册机关。

第三十一条有下列情形之一的，注册机关依据职权或者根据利害关系人的请求，可以撤销注册建造师的注册：

(一)注册机关工作人员滥用职权、玩忽职守作出准予注册许可的;

(二)超越法定职权作出准予注册许可的;

(三)违反法定程序作出准予注册许可的;

(四)对不符合法定条件的申请人颁发注册证书和执业印章的;

(五)依法可以撤销注册的其他情形。

申请人以欺骗、贿赂等不正当手段获准注册的，应当予以撤销。

第三十二条注册建造师及其聘用单位应当按照要求，向注册机关提供真实、准确、完整的注册建造师信用档案信息。

注册建造师信用档案应当包括注册建造师的基本情况、业绩、良好行为、不良行为等内容。违法违规行为、被投诉举报处理、行政处罚等情况应当作为注册建造师的不良行为记入其信用档案。

注册建造师信用档案信息按照有关规定向社会公示。

根据适用范围的不同，可以分为六大类：

1.发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。

2.批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。

3.转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。

4.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

5.任免性通知：用于任免和聘用干部。

6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

a.××厂b.××厂的负责人c.起草文件的刘秘书d.签发文件的董厂长

3.不相隶属的机关之间联系工作，应当用( )

a.通报b.通知c.函d.意见

4.下列撰写公文常见的缺点，属于“语句表述不完整”的问题是( )

a.滥用省略b.篇幅冗长c.交代不明d.眉目不清

5.下列“请示”的结束语中得体的是( )

a.以上事项，请尽快批准b.以上所请，如有不同意，请来函商量

c.所请事关重大，不可延误，务必于本月10日前答复d.以上所请，妥否?请批复

6.几个机关联合发文，只能标明( )

a.主办机关的发文字号b.所有机关的发文字号c.至少两个机关的发文字号d.根据情况临时规定的发文字号(

7.一般应标识签发负责人姓名的文件是( )

a.上行文b.平行文

c.下行文d.越级行文

8.主送机关是( )

a.有隶属关系的上级机关

b.受理公文的机关c.收文机关

d.需要了解公文内容的机关

9.下列文种必须以领导人签发日期为成文日期的是( )

a.会议报告b.条例

c.工作总结d.请示

10.特殊情况越级向上行文，应抄送给( )

a.直属上级机关b.直属下级机关

c.系统内的所有同级机关

d.有业务联系的机关

11.“请示”可以直接交给领导者个人的是( )

a.领导人直接交办的事项

b.与领导人直接相关的事项

c.重要文件d.机密文件

12.下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定( )”

a.严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排b.大兴安岭森林特大火灾事故的处理

c.授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖d.在太平洋×地区试验运载火箭，使过往船只周知

13.答复上级机关的询问，使用( )

a.通报b.请示c.报告d.通知

14.根据事由：“××公司发行重点钢铁企业债券”，应使用的文种是( )

a.通报 b.通知 c.通告 d.决定

15.《××广播局关于向××县土地局申请划拨建设电视转播台用地的请示》，该标题主要的错误是( ) )

a.违反报告不得夹带请示的规定b.违反应协商同意后再发文的规定

c.错误使用文种，应使用函d.错误使用文种，应使用报告

16.负责公文处理工作的是本机关的( )

a.档案室 b.业务处 c.收发室 d.办公厅室

17.公文办理主要分为( )

a.收文和发文b.拟办与承办c.登记与分发d.整理与保管

18.文件的拆封是文书人员的职责。至于密件，则应交( )

a.领导人本人或由其委托的人代拆b.机要文书或机要室拆封

c.办公厅室主任拆封d.文书人员拆封

19.办公部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见，就是公文的( )

a.拟办b.承办c.批办d.催办

20.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明( )

a.已复文b.阅毕的日期c.已阅文d.承办的结果

21.机关公文文稿经签发后，即为( )

a.公文的定稿b.公文的草稿c.公文的会签d.公文的核发

22.文件封装发出后，文书人员对办复的发文，要履行( )

a.登记手续b.注办手续c.归档手续d.签字手续

23.凡是需要立卷的文件是( )

a.办理完毕的文件b.已经使用的文件c.已经办复的文件d.领导认为重要的文件

24.将平时办理完毕的文件材料，按照立卷目录中的要求存放起来，叫做( )

a.立卷b.定卷c.归卷d.组卷

25.一般说来，应该立卷归档的文件材料，应以( )

a.上级机关、上级部门为主b.本机关、本部门为主c上级机关和本机关为主d本机关和下级机关为主

26.将内容涉及同一地区的文件组合在一起的方法，叫( )

a.地方特征立卷b.文件特征立卷c.通讯特征立卷d.地区特征立卷

27.所谓长期保存的案卷，是指保管期为( )

年以上的文件材料年以上的文件材料—50年左右的文件材料—70年左右的文件材料

28.综合概括归类文件材料的类属名称的叫做( )

a.类名b.类目c.卷名d.条款

29.根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的是( )

a.归卷b.案卷c.立卷d.定卷

30.卷内文件名称是反映文件的性质和价值的，一般写在案卷标题的( )

a.开头b.末尾c.中间d.上方

二、多项选择题本大题共10小题，每小题2分，共20分在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。

31.公文写作不同于其他文种的写作，其主要特点是( )

a.被动写作，遵命性强b.对象明确，针对性强c.决策之作，政策性强d.文字简约，说明性强e.讲究格式，规范性强

32.公文进入拟稿阶段的步骤是( )

a.明确发文主旨b.收集有关材料c.深入调查研究d.拟出写作提纲e.认真起草正文

33.“决定”的主要类型有( )

a.指挥型b.惩诫型c.个案型d.知照型e.权威型

34.“命令”的特点是( )

a.权威性b.知照性c.指挥性d.强制性e.严肃性

35.写作“报告”应注意的问题是( )

a.陈述事实要清楚扼要b.表达观点要精练清晰c.语言要简洁朴实d.引文不能断章取义e.注解不能道听途说

36.书文办理程序有( )

a.签收、拆封与登记b.拟办、批办与承办c.分发与传阅d.校对与印制e.催办、查办与注办

37.公文处理的特点是( )

a.政治性b.时限性c.科学性d.机要性e.规范性

38.收文登记可分为( )

a.簿册式登记b.联单式登记c.表格式登记d.卡片式登记e.宗卷式登记

39.按问题特征立卷的文件材料主要有( )

a.反映同一事物的文件材料b.反映同一人物事件的文件材料c.反映同一问题的文件材料

d.反映同一地区情况的文件材料e.反映同一工作性质的文件材料

40.案卷归档的主要内容有( )

a.归档范围b.归档时限c.归档原则d.归档要求e.归档方法

(一)通知标题和主送机关

1.通知的标题

通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》。也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》(国土资发〔1999〕222号)。

发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。

2.通知的主送机关

通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局);国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室);

由于级别、名称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。

(二)通知的正文

1.通知缘由

发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

晓谕性的通知，也可参照上述写法。如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式;《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。

批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。

发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。

2.通知事项

这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。

晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。

3.执行要求

发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。

主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋字体。以16K纸型编排，每页文字20行，每行25个字。

以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。

公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

(一)领导、办公厅主任签发文件

1.直接签发：签发人批示“发”、“同意”、“速发”等，签字并注明年月日。(如不同意发文，可批示“不发”、“缓发”、“修改后重报”等，签字并注明年月日。)

2.请他人审阅后再发：签发人批示“请××阅后发”，签字并注明年月日。

3.改请他人签发：在发文单“签发”栏之外批示“请××签发”。

4.请补充、修改后发：签发人批示需要补充或修改的意见后，先行签字并注明年月日。(只适用于做简单补充修改的情况。如果需要做较多重大修改，则应批示退回办文单位重办。)

(二)请领导签发文件

1.直接签发：“请××签发。”

2.请他人审阅后再报签发人签发：“请××(单位或个人)审阅并报××签发。”

3.先会签(复核)后签发：“请××(单位)会签(复核)并报××签发。”(适用于各会签单位事先已经基本协调一致的情况。)

(三)请办公厅签发文件

1.直接签发：“请办公厅签发。”(如确知主任在署内，也可直接批示“请××主任签发”、“请××同志签发”。)

2.请他人审阅后再签发：“请××(单位或个人)审阅并请办公厅签发。”

3.先会签后签发：“请××(单位)会签并请办公厅签发。” (适用于会签单位事先已经基本协调一致的情况。办公厅签发文件即已包含自己的会签职能，无须在此处另外出现“请办公厅会签”字样。)

(四)批示阅读文件

认为需要送他人阅读的文件，通常批示“请××阅”、“请××、××阅”、“请××阅研”。如必要，可以注明送阅的理由或提出自己的意见、建议、要求。(此类阅件通常不须回复意见。)

(五)批示办理文件

1.对需要由上级作出批示的办件，可批示拟办意见 “拟……，请××阅示”、“建议……，请××批示”;上级批复“同意”或其他意见。

2.对一般办件，通常批示“请××阅处”、“请××办理”。

3.对需要研究的办件，通常批示“请××研办”、“请××提出意见”，也可以在批示中提出自己的意见。

4.对需要其他单位会商、会签的办件，通常批示“请商××办理”、“请××提出意见，并送××会签”、“请××办理，可先请××提出意见”。

5.对需要他人共同作出批示的办件，在自己作出批示后，可写“请××核批”。

6.对有时限要求的办件，通常批示“请××于×年×月×日前研复”、“请××于×年×月×日前办结”。

(六)批示送审文件

1.送审征求意见的文件，对上级通常批示“请××阅示”、“请××审示”;对平级或下级通常批示“请××审阅”、“请××阅改”。

2.送审内容已经基本确定的文件，对上级通常批示“请××审定”，对平级或下级通常批示“请××审核”、“请××复核”。

(七)批示会签文件

1.单方会签的，通常批示“请××会签”、“请××审签”。

2.多方会签的，一般批示“请××、××、××会签”。

(八)请示的结束语

1.请示由自己办理的事项，结束语通常为“请批复”、“请指示”、“妥否，请批示”。

2.请示需要他人办理的事项，结束语可为“以上如可行，建议批转××办理”。

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2. 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

3. 收文的管理

3.1公文的签收

3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

3.2 公文的编号保管

3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

3.3 公文的阅批与分转

3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

3.3.2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.3.3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

3.4 文件的传阅与催办

3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.4.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

3.4.4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

3.4.6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

4. 发文的管理 4.1 发文的规定

4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4.1.3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4.2 发文的范围

4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

4.2.2 公司下发文件主要用于： ① 公布公司规章制度;

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; ③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

⑤ 发布有关奖惩决定和通报; ⑥ 其他有关公司的重大事项。

4.2.3 公司上行文、外发文主要用于：

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

5.文件的立卷与归档 5.1 文件的归档范围

5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档： ① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

⑨ 公司日志和大事记;

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

5.2.2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

6. 文件的销毁

6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

6.2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。