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秘书人员的能力要求

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，要求秘书人员必须具备下述基本能力要求：

(一)表达能力

秘书工作的表达能力包括语言表达能力和文字表达能力，“能说会写”是对秘书工作的基本能力要求，也是秘书人员给人的第一印象。

1.语言表达能力

秘书虽然很少有机会亲自走上发言台，但是上传下达、汇报情况、接待来访、接打电话等这些基本的日常办公工作却是无时无刻不在考验着秘书人员的语言表达能力。因此语言表达能力作为秘书人员必备的基本能力，就要求秘书人员在日常办公工作中要做到：一要反应敏捷，应对自如;二要表达准确，分寸适当;三要口齿清楚，流畅清晰;四要态度从容，表达圆满;五要针对不同对象，选用不同语言，讲究说话的艺术性。

2.文字表达能力

所谓秘书人员的文字表达能力，简单地说就是以书面形式表达思想意图，辅助领导处理政务的能力。这是秘书人员“以文辅政”的必然要求。较强的文字表达能力集中体现在以准确、简洁、得体、庄重、朴实的书面语言，撰写符合规范的公文文稿。秘书人员要写好公文和应用文，应具备语法、逻辑、修辞等方面的知识，掌握丰富的词汇和不同的句式，具备公文和应用文文体知识，掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期的实践积累将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力，是需要加以锻炼、培养才能提高的。

(二)办事能力

秘书活动具有鲜明的事务性特征，办事是秘书基础性和经常性的工作。对于领导者来说，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具体的事务性工作则主要是由秘书来承担的。对于各职能部门来说，每一个职能部门都有自己分管的专门业务和职责范围，因此，凡是别的部门不管的事和领导交办的事，秘书部门都要管。总之，办事能力是秘书工作的一项最基本、最重要的能力，也是一种综合能力，它主要包括下述几个方面：

1.理解领会能力

理解领会能力是高效办事的前提。口语信号的表达往往同一定的情境有关，也常因不同的表达风格而使同样的话具有不同的含义。秘书人员要善于从领导或别人的发言中抓住要点、判断其真实用意、察觉其言外之音，从对方的语气、停顿、眼神、表情和姿势中体会其说话的分量，进而抓住矛盾的焦点。全面正确地理解领会领导的意图(当然也包括其他交往对象的意图)，才能将事情办好。

2.观察分析能力

秘书工作可谓千头万绪，巨细皆备，所以在工作中要时时、事事、处处做个有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅要善于发现问题，更要善于分析问题，把各种事情综合考虑清楚，分出轻重缓急、主次难易，有条不紊地分别办好。秘书具备观察分析能力就能深入实际，经过分析研究提出解决问题的方法，供领导参考。并且观察分析能力是秘书工作由被动服务变为主动服务的前提条件。

3.应变能力

应变能力是对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和综合素质在应急状态下的临场发挥和反映，要求秘书人员必须具备冷静的头脑和随机应变的能力。秘书人员所处理的事务可以分为两类：一类是可以事先预计和安排的经常性事务;另一类是无法预计和安排的突发性和意外性事件。这种经常性与突发性的矛盾统一是秘书工作的一大特点，它要求秘书人员必须具备敏捷的应变能力。事件一旦发生，秘书人员就能立即投入紧张的工作中。此外，秘书人员还要具备良好的心理素质，能够控制情绪，对突如其来的事件可以立即作出判断，采取果断有力的措施，在不违反原则的前提下进行变通处理。

(三)社会交往能力

由于秘书工作本质上属于一种服务性工作，秘书人员需要处理各种复杂的人际关系，所以秘书人员要加强社会交往能力的培养，具备与各种各样的人交往的能力。秘书人员要提高社会交往能力，就需要了解人际交往的基本特点，掌握人际交往的原则和方法，这样才能处理好同各个方面的关系，建立和谐融洽的工作环境，为顺利开展各项工作活动创造必要的条件。

在人际交往中秘书人员应当坚持诚实、谦虚、和气、大方、端庄、适度的原则。其中，诚实、谦虚、和气，是做人的态度问题;大方、端庄是对仪表的要求;适度是指言行的标准，是风度问题。态度和风度是构成社会交往能力的重要因素。

秘书人员良好的社会交往能力要依靠长期工作实践的积累和培养，具体可以从下述几方面进行：一要学习和掌握交往对象的心理状态;二要树立高尚的交际品德;三要善于沟通情感并注意行为仪表;四要把握好言行尺度，做到恰到好处。

1、熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。

2、负责办公区的各项卫生清洁工作。

3、负责公司印鉴、证照的使用和管理以及年检 等工作，证明 管理，各种资料、文件、档案的收集、 编撰、起草、收发、制做、打印、复印和存档保管工作。

4、排版打印公司各个部门的各种文件(上行文、下行文等)。

5、负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知 等文件。

6、负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。

7、熟悉公司的各项规章制度 细则及行政归档程序，配合各部门负责人随时调取各类存档。

8、先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核。

9、负责公司办公物品采购计划、采购申请的审核工作;办公设施设备及备品管理工作。

10、整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人，员工合理化建议和提案的接收、整理、转交、存档保管工作。

11、负责公司办公室所有来电接听。

12、 接待董事长、领导之来访人员。

13、负责公司各种会议的资料准备、会议召集、会议服务安排、会议记录 、会议纪要 整理分发工作。

14、外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。

15、负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。

16、负责领导临时交办的其他任务及紧急、重要事务。

一、办公室的基本知识

(一)办公室理论的规定性概述

1、名词概述。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构，是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门，是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。

2、职责概述。

①处理本单位内综合性的日常事务;

②制订单位内部的有关规章制度;

③对单位内部各部门之间的关系和工作进行协调、督办以及处理有关收、发业务;

④为首脑搞好各项服务。

3、范围概述。

①人员的配备与管理;

②行政执行中的检查、协调和监督;

③文书、档案保管;

④物资供应、后勤管理;

⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。

4、条件概述。

①应具备的硬件条件：办公的专用空间;电话、电传、打字机、搅碎机、装订机、复印机、资料柜等办公用具。

②应具备的软件条件。文职服务包括的所有系统：办公自动化系统、文书档案管理系统、政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的基本条件。

(二)办公室地位和职能的一般性概述

1、地位的概述：

一是处于中心地位：办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门，代表领导处理全局性的问题，又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，并且发挥出信息中心的综合效应。

二是处于窗口地位：办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，是信息网络中心，处于联络站的地位，主要负责接受处理上级和兄弟单位的来问来函，接待上级领导的视察，处理各类公务往来，接待人民群众来访等等。一般与外界的联系，都首先要经过办公室。

三是处于枢纽地位：办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但是，它与其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层，办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。

2、职能的概述：

一是指导管理职能。

办公室的指导职能，主要指对下属机构工作的指导主要体现在：

①传达、制定有关方针、政策;

②制定具体的、个别的方针、政策;

③对上级有关部门的政策作出阐释;

④提出具体贯彻执行的意见和方案。

二是参考咨询职能。

①收集信息职能：开展实际调查——进行理论研究——组织信息加工。

②辅助决策职能：确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进行情况反馈和总结经验。

③服务协调职能：

一是服务职能。首先是为领导服务。

做好参谋助手，协助领导处理日常事务，进行调查研究，收集整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办任务等都属于服务的内容。其次是为本机关、本单位同级兄弟部门服务。办公室承担着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承担着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众服务。

二是协调职能：

①统一步调;

②化解矛盾;

③合理安排。

④监督职能：

a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数，通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度，并且检查其工作完成的质量。

b)如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作，致使任务的完成产生困难，办公室就应当采取果断的处理办法，催促其及时完成任务。

(三)关于办公室基本任务的微观性概述

1、会议管理工作——组织对会议的审批、安排、调度、通知、记录、服务及善后工作的处理;

2、文书处理工作——组织对本单位公文的起草、制作、传递(送审)、印发;

3、调查研究工作——组织进行事关全局性的政策性、战略性调查研究工作，实施执行过程的调研工作及中心工作的专题调研工作;

4、文字综合工作——组织对各种信息、资料、情况进行收集、整理、加工、分析，综合为专题材料，组织各种专题交流会议、口报会议、研讨会议材料;

5、信息处理工作——组织对各种信息的收集、传递、处理、反馈，为领导决策作基础性服务;

6、协调调度工作——对全局性、综合性(指涉及几个部门或全机关)工作进行组织协调、指挥调度;

7、督察督办工作——组织对重点工作进行督查、督办，实施考核、通报，发挥监督、推动、控制、反馈作用;

8、档案管理工作——组织对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档，并做好档案的管理和使用;

9、信访接待工作——组织搞好领导的和全局性的信访接待，倾听群众呼声，关心群众疾苦，保护群众利益，切实解决问题，妥善处理矛盾纠纷，做好安抚工作;

10、机要保密——严格按制度做好保密，收密多、知密早、晓密广、泄密易，被人关注，机要保密十分重要;

11、公务接待工作——按程序、按规范做好政务接待、行政接待、交流参观接待、外事接待、商务考察接待等;

12、信印管理工作——组织搞好文本管理、介绍信管理、联系函管理及印章管理;

13、值班值勤工作——领导值班安排、民主值班安排，重大庆典、参观活动值勤安排、节假日和群众聚众、上访、集会、闹事维稳值班值勤安排;

14、后勤服务工作——会议室管理、办公设备管理、安全保卫管理、公共服务管理、仓库管理;

15、物资和采购工作——重大物资采购申请事项、招标选点、组织采购，进库登记，报废处理，包干经费结算;

16、车队管理工作——车辆配备、购置和更新，司机管理，公务车调度，价格审查，修理维护和车辆报废处置;

17、物业管理工作——公共环境、卫生管理，绿化、安全、车辆停放管理，门卫保安管理，汽源、电源、油源管理，会议室管理和茶水服务及领导办公室环卫管理;

18、房产管理工作——所有公用房产管理，办公用房分配、维修、水电和供冷暖设备、电梯管理及维护维修等。

二、办公室的规定事务

(一)日常事务。(主要有七大项)

1、日常管理：指办公室天天面对的规定性、大量的、具体的、琐碎的事务管理，具有“繁”、“杂”、“小”、“变”的特点，就像一个家，开门七件事：柴、米、油、盐、酱、醋、茶一样，每天如此。

2、印信管理：指对印章(机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权威性和法定性，具有全权威、证明、标志的作用)信证(指机关单位的介绍性和凭证，介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证，严禁开空白介绍信)的管理。

3、会议管理：指对各种专项会议进行计划、安排和协调处理。

4、信访接待：

①指代表本单位全权办理各类单位的来访，程序是接待——阅信——登记——转办;

②原则是“热情、讲礼仪、细致周到、妥善处置”，要求“及时接待、详细商谈、认真登记、迅速办处”。

5、外事工作：是办公室的一项对外的工作。

主要对象是境外的人和事。

基本原则：主权高于一切——高度统一——严守纪律——平等相待——内外有别——接待相当。

6、礼仪礼节：指办公室公关活动的行为规范。

①形象礼仪：由单位的对外公众形象、环境、信誉、待人接物、言谈举止和员工服饰、接待交流语言等元素构成的一种品质和规范。

②书面礼仪：即礼仪文书。(请柬的用法，会务专用信件和贺卡等制作)

③握手礼节：交往礼节中最基本的一种方式。一般情况下注意六个方面：上下级之间，上级伸手后，下级才能伸手相握;长辈晚辈之间，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握;男女之间，女人伸手后，男人才能伸手相握;握手时应伸出右手握手;握手时，应摘掉手套;握手时间力求适度。

④互相介绍礼节：是社交场合常用的一种方式。

a.自我介绍：注意高度谦虚;克服羞涩;讲究繁简。

b. 介绍他人：先客气地打招呼，先把年轻的介绍给长者，把晚辈介绍给长辈，把男子介绍给女子，把下级介绍给上级。

7、督查督办：此工作是领导推进工作的一项最常用最有效的工作方法和手段，是办公室在领导的授权下进行的一项工作。

①督查程序：a. 具体事项督查程序：交办——转办——承办——催办——检查——办结——办结回告——审核——立卷——归档;

b. 特大或中心工作督查程序：分解——立项——送审——批办——转交办——督办——催办——检查——综合分析——专题回告——审核——再批办——再催、督办——再办结回告——再审核——立卷——归档。 -

②督查公文：督查工作决定、工作计划、工作汇报、督查工作查收分解、督查工作简报(指反映进展情况、经验介绍、督查效果)、督查工作专报(指对重大决策、会议文件督查落实情况的通告，指限发领导层人员和上报上级机关的简报材料)、督查工作通报。

(二)承办事务(主要有两项)

1、收文事务。

①拟办：指对来文的处理，作出初步意见呈领导批办。

②请办：包含请办法和请批法两种。请办法是指办公室根据收文通告直接注明送请主管部门办理(或办处或阅处);请批法是指办公室将收文直接呈请领导批办。由领导直接批示具体意见。

③传阅：指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。a. 按顺序传阅;b. 分送传阅或集中传阅。

④催办：是指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促检查。

⑤承办：是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

⑥办复：是指需办理的.文件在办毕后，对来文单位所作的答复。(函复、口头答复、复印领导批示、就地处理、统筹处理)

2、发文事务。

①发文程序：拟稿——审核——签发——缮印、校对——用印、登记、封发。

②传文：指根据文件内容和规定的传达范围，利用会议进行口头传达。根据时限要求，可一次性传达，也可分几次传达。

(三)沟通协调事务(主要有五项)

1、内部沟通协调：指为了使机关、单位内部门之间能够配合适当所开展的衔接、交流、协商、调度所做的工作。

(1)作用表现为：

①凝聚作用，促使工作上分工合作;

②枢纽作用：统筹指挥调度，减少失误，提高效率，起到枢纽作用;

③保证作用：促使大政方针、路线、政策的贯彻执行;④调节功能作用：各方力量形成一个合力，使整个工作井然有序、同步运转。

(2)协调范围为：公务协调——事务协调——政策协调——会议协调——关系协调——公文协调——受理请示协调——战略协调

2、与上级沟通协调

①以大局为重，维护上级威信。认真执行上级决策，说话注意场合分寸，凡事不要通过贬低上级来抬高自己。

②互换思考，为上级分忧。做积极的执行者，当得力的参谋。

③摆正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表态不越位，决策不越位，应酬不越位，答复问题不越位。

④疏密有度，一视同仁。对上级群体或班子所有成员做到“五个一样”：组织上要一样服从，工作上要一样支持，态度上要一样对待，请示汇报要一样的程序，接待服务要一样的安排。

3、与同级沟通协调：指同级部门之间

、同职个人之间关系的处理。同为同级、同职之间的，既有共同的目标，又有各自的分工;既要互相支持、帮助，又蕴涵着彼此的竞争。

掌握的原则：见贤思齐，强者为师;互相尊重，彼此信任;互相补台，积极配合;宽容别人，学会自制;与人为尊，以诚相待;互相支持，排忧解难。

4、与下级沟通协调：与下级部门或下层员工之间关系的处理，与下一级建立起和谐融洽的关系。最好的方法是以朋友的身份与下级打交道，与下级平等相处。通过工作任务等的确定与实施来构成与下级的关系。

掌握的原则：大胆信任和授权;人格平等;平衡关系(调解下级之间的矛盾和冲突);信息沟通;人文关怀。

(四)参谋事务

主要发挥出主意、想办法、提建议方面的参谋助手作用。

原则：

①围绕中心，突出重点，着眼事关全局的大事，着眼“牵一发而动全身”的工作;

②掌握分寸，适度适宜;

③将意见变成问题提出来;

④多提几个方案供领导选择;

⑤先提问题，再提出建议，一并提出;

⑥注意事项：

a. 针对不好的消息提的建议意见婉转表达;

b. 领导未采用自己的意见不要忌恨、猜疑;

c. 能力不强的领导面前，施展参谋才干更要谦虚谨慎，但机会来了，抓住不放，充分展示。

(五)领导服务事务(主要有六项)

1、领导的日程安排：多指将主要领导每周或每月重大工作(活动)的内容及行程进行安排，制作一个表并注明相关事项和要求。

2、领导的接待事务：多指领导示意的小范围内的聚会、联谊、应酬等活动的安排、接待。

3、领导协调服务事务：多指领导示意的一定范围内重要事宜的联系、衔接、协调、催办和落实。

4、领导生活服务事务：多指领导个人和家庭及亲朋戚友在生活上的相关服务事务。

5、领导的公务活动服务：多指领导亲自参加的参观、考察、学习、开会的联系安排的相关服务事宜。

6、领导的健康服务：专指领导的健康咨询、检查治疗和疗养及平时的养护及参加喜好的体育锻炼活动等事项的服务。

文秘专业素质知识

(一)、基本素质

1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!

(二)、业务素质

1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

(三)、文化素质

1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累;另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

(四)此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。 但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

1、接听电话；接待来访人员。

2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密，做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责各种文件草拟与撰写，传真件的收发工作。

4、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

5、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理。

6、会议的组织与准备工作，做好会议纪要。

7、统计每月考勤并留底。

8、管理办公室各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

9、负责办公室的清洁卫生。

10、做好日常工作日志。

11、接受其他临时工作。

行政助理/文秘广东顺德华侨城实业发展有限公司 广东顺德华侨城实业发展有限公司,华侨城 职责描述:

1、负责日常公文管理、督办,印信、证件管理

2、协助处理日常信函的回复、来访接待、对外联络,及其他行政后勤类工作

3、完成上级领导交办的其他工作,协助总监管理部门

4、设计部助理还需负责图纸管理、档案归档等工作

任职要求:

1、大专及以上,中文、行政、文秘类或设计类相关专业

2、熟悉基本办公软件,有一定文字处理能力,设计部助理会绘图软件者优先

3、较好的沟通表达、人际处理能力,做事认真仔细、条理清晰

秘书人员的知识结构

(一)基础知识

秘书应具备的基础知识可以分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，包括语文、历史、地理、外语等;另一方面是自然科学知识，包括物理、化学、生物等知识。这些知识对其秘书工作起着直接或间接的作用。

(二)专业知识

专业知识是指秘书人员应该具备的秘书业务知识，包括应用文写作、文书制作和文书档案管理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信访工作、信息科学和公共关系知识等。由于秘书岗位所在的部门属于枢纽部门，与领导联系最为紧密，因此秘书在辅助领导进行科学决策管理过程中发挥着重要作用，所以，具备基本的秘书业务知识和一定的管理学知识，对于提高秘书工作效率，实现秘书工作的现代化、科学化意义重大。

(三)行业知识

行业知识是指秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的秘书人员必须具备行政管理知识，在工商企业工作的秘书人员必须具备企业管理知识、市场营销知识，而处于教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员也应具备各自的行业基础知识，秘书在日常工作中必然会大量接触行业领域的专业知识，如果不了解这些知识就有可能对所处理事务的轻重缓急不甚清楚，进而有可能造成失误或损失。

(四)相关知识

所谓相关知识是指秘书人员为适应新形势下的工作需要而应该加以进修的知识，属于秘书人员知识结构中的较高层次，主要涉及经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。通过这些专业的学习，秘书人员可以更加拓宽自己的工作领域。在当前市场经济条件下，随着我国各项改革措施的不断深化，有些专业领域的知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心理学，有助于秘书人员更好地认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动，还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比如领导科学、信息传播学等等。

秘书人员应根据岗位的需要和自我的要求，有针对性地、有目的性地建构合理的知识结构，不断优化自己的知识结构。而随着社会的不断发展，“终身学习”的理念正在逐步深入人心，日益成为对各行各业从业人员的共同要求。秘书从业人员也应根据自身的实际状况有意识地扩大知识面，不断加强专业知识与行业知识的广度和深度。

1、 协助综合办公室主任做好公司后勤事务，包括：文件处理、接听并记录电话、接待来访顾客或潜在顾客、维护保养电脑、打印、复印等办公设备；

2、 协助上级主管做好人力资源规划、需求预测，人事档案、文档管理；

3、 管理公司内部相关的文件；

4、 分析管理体系实际中存在的问题，并提出或改进原有的管理工作流程或管理制度及管理模式，使公司管理体系处于高效运行中；

5、 传达、贯彻、执行公司的'管理制度并进行监督；

6、 会务安排或做好会议纪录；

7、 改进管理手段、优化工作流程、简化汇报程序、提高工作效率；

8、 完成上级领导下达的其它工作任务。

第一条负责公司各项营销文件资料会议纪要的管理归类整理建档和保管工作；

第二条负责各类销售指标的日报周报月报年度统计报表和报告的制作编写，并随时答复领导对销售动态情况的质询；

第三条建立并及时更新的销售台账数据库，随时为销售部提供准确的房源，并及时准确地将销售情况反映在"销售状况一览表"；

第四条负责收集整理归纳市场行情价格，以及新产品替代品客源等信息资料，提出分析报告，为部门业务人员领导决策提供参考；

第五条负责营销中心考勤监督与统计，将每月考勤报人力资源部；

第六条负责新进员工的入职人员晋升离职手续的办理；

第七条做好销售部与公司其他部门的沟通协调工作；

第八条负责客户的投诉记录，协助销售经理妥善处理；

第九条协助销售经理做好部内内务各种部内会议的记录等工作；

第十条逐步推广使用电脑信息系统处理营销资料，妥善保管电脑资料，不泄露销售秘密；

第十一条应收账款统计：销售回款欠款催缴，与财务核对销售数据，制作每月的结算佣金统计表；

第十二条负责各类文件的分类呈送，请相关领导阅批并转有关部门处理；

第十三条负责各类申请文件通知公函的拟写，经确认批准后传达相关部门或人员；

第十四条协助销售经理主管做好特殊客户的来访接待工作；在销售经理主管不在时，及时通知转告；

第十五条项目结案期，业主资料归档与物业管理对接；

第十六条及时向领导汇报各项工作的进展情况，并完成上级临时下达的其他任务。