密级

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

五、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

五、附则：

1、本制度自审批通过之日起实施。

2、本制度由销售部负责解释。

六、附件：《合同档案登记表》

档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中，严格遵守以下制度：

为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。

（一）归档范围

凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。

1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。

2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务（经济）、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。

3、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。

4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。

5、本单位重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。

6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。

（二）归档时间

需要归档的文件材料，一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。

对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。

（三）档的基本要求

1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。

2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。

3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。

4、机关单位发文应普遍建立“两套制”；机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定，定期向区档案馆移交。

档案是党和国家的宝贵财富，为维护档案的完整与安全，制定本制度。

（一）根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。

（二）注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。

（三）接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。

（四）做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序，便于保管和利用，严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。

（五）保证库房内温湿度符合国家规定的标准（温度14－24℃，湿度45－65％）。

（六）对保管的档案要每年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。

（七）要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。

做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责，为确保党和国家的安全，制定本制度。

（一）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的方针政策，增强党性观念，在政治上与党中央保持高度一致。

（二）严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的安全、保卫、保密工作，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。

（三）严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。

（四）工作人员不准私自将档案带出馆、室外，不准带领非本馆、室工作人员入库房。

（五）工作人员阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。

（六）对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分；构成失泄密罪的，依法追究刑事责任。

档案利用服务是档案工作的根本目的，为了做好档案利用服务工作，充分发挥档案的作用，同时确保档案的安全，防止档案的泄密和损坏，制定本制度。

（一）查档案人员须持本单位介绍信，注明查档人身份，查档范围和目的，方予接待；利用已开放的档案，持身份证即可。

（二）查阅机密档案和重要档案，必须经主要领导批准后，方可查阅。

（三）档案资料一般不予借出馆、室外使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。

（四）查阅人员必须填写《档案借阅登记表》，利用档案后，均应填写和效果记录。

（五）查阅档案的人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷，对损坏档案者，要追究其责任。

（六）查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等），经核对无误后，盖章生效。

（七）查档人员要严格遵守本馆、室的规章制度，馆、室内禁止吸烟，在阅览室阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；要注意阅览室内卫生，爱护公共财物。

（八）利用档案者要按规定交纳档案保护费、复制费和取证费。

（九）档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的完整与安全。

设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

对照片、光盘、u盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

第一条 为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。

第三条 政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。

第四条 各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。

第五条 政府采购项目档案资料具体包括：

(一)项目开标前文件材料

1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料;

2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料;

3.政府采购项目的采购委托代理协议书;

4.采购公告(包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等);

5.招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明;

6.供应商领取招标文件的记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录);

7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。

8.其他报批手续材料。

(二)项目开标文件材料

1.投标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同)及其补充、修改或撤回的记录;

2.投标文件递交记录;

3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单;

4.开标一览表;

5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书;

(三)项目评审文件资料

1.评审专家抽取记录及名单;

2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等;

3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表;

4.评审报告、中标(成交)候选供应商排序表;

5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料;

(四)项目中标(成交)和履约文件资料

1.采购结果公告记录;

2.中标(成交)通知书;

3.依法变更采购结果的记录;

4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料;

5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料;

(五)其它文件材料

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;

3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。

上述(一)中1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料，由采购人负责收集、整理;其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。

第六条 政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。

第七条 政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。

第八条 政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将所有整理完好的政府采购项目档案副本送同级政府采购监督管理部门备查。

第九条 采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。

第十条 政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。

第十一条 采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。

第十二条 政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。

第十三条 政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第十四条 对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。

第十五条 对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。

第十六条 销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。

第十七条 政府采购项目档案管理人员调动工作时，应在离职前办理好档案交接手续。

第十八条 政府采购代理机构被终止代理资格或被解散，其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。

第十九条 本办法由青岛市财政局负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起执行

为了保证政府采购的事后监督，记录政府采购活动情况全过程，切实做好政府采购资料档案管理工作，制定本制度。

政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限从采购结束之日起至少保存十五年。

申请报告

评审报告

固定资产审批表

政府采购项目申报审批表

委托代理协议

招标文件

纪检委监察局执法监察室告知函

纪检委监察室出具项目审查表

供应商行贿犯罪档案查询函

检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函

抽取专家名单

评标报告

合同

采购项目结束后，政府采购管理股负责对采购档案进行归档。

(一)封面、封底纸张由局档案室统一提供;

(二)统一规范归档资料的内容和格式;

(三)编写档案总目录，便于查阅;

(四)档案按照年度、季度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列;

(五)装订后移交档案室统一保管。

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

3.1 文件资料的收集

3.1.1 收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

3.1.1.1 上级来文

(1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;

(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;

(2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件;

(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;

(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

(6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;

(7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;

(9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;

(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;

(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;

(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;

(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;

(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

(18)公司签订的各种合同、协议等材料;

(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

(20)各种普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中应注意的问题

3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2 正文和附件要同时收集。

3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

3.2 立卷归档

3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

3.2.2 文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;

3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷;

3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。

3.2.4 归档

3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。

3.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

3.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

3.3 档案保管

3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。

3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

3.4 档案借阅

3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

3.4.6 底图一般不予外借。

3.5 档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。

3.6 档案统计

3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

3.6.4 统计数字要准确真实。

3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

3.7 档案保密

3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。

3.7.3 档案资料不准带到公共场所。